Gemeente Venlo heeft de ambitie om op termijn een In Control Statement te kunnen afgeven. Dit betreft 'In Control’ komen op de gebieden doelmatigheid, doeltreffendheid, rechtmatigheid in brede zin en getrouwheid. Jaarlijks stellen wij een controlplan op alsmede een werkplan verbijzonderde interne controle. Hierin staat onze controlevisie beschreven. In het werkplan zijn de controlewerkzaamheden beschreven die wij uitvoeren om de financiële rechtmatigheid en getrouwheid te kunnen aantonen. In 2023 zien wij dat de organisatie wederom enkele stappen heeft gezet om verder in control te komen op de aspecten financiële rechtmatigheid en getrouwheid. Hierbij valt te denken aan:
- Processen voldoen aan de gestelde eisen;
- De tijdige controle van de SiSa verantwoording. Er bestaat tijdiger inzicht in de naleving van de subsidieverantwoording;
- De beheersing op de naleving van de Europese aanbestedingsregels;
- De naleving van de fiscale voorschriften BTW (inkoopfacturen); alsmede
- Het gebruik maken van de inschattingen/prognoses sociaal domein.
Uiteraard zijn er ook nog ontwikkelmogelijkheden. Deze zitten onder andere op de naleving van de verslaggevingsvoorschriften en de naleving van de aanbestedingsvoorschriften volgens het interne inkoopbeleid. De ontwikkelmogelijkheden worden periodiek gemonitord in de bilaterale overleggen alsmede de verantwoordingsgesprekken.
Toelichting rechtmatigheidsverantwoording
De Gemeentewet stelt dat het college zorg draagt voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. Tot op heden is het echter de accountant die hierover verslag uitbrengt.
Vanaf het boekjaar 2023 dient de gemeente een rechtmatigheidsverantwoording af te gegeven. De rechtmatigheidsverantwoording hebben wij opgenomen in de jaarrekening. Onderstaand hebben wij een toelichting opgenomen op deze rechtmatigheidsverantwoording.
Bij vaststelling van het controleprotocol d.d. 20 december 2023 heeft de raad de zogenaamde verantwoordingsgrens in deze bepaalt op 1%:
De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het College van B&W de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording.
De verantwoordingsgrens bedraagt derhalve afgerond € 5,4 miljoen.
Aanvullend is opgenomen:
Het college is verplicht om afwijkingen toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering als de geconstateerde afwijking voornoemde verantwoordingsgrens overschrijdt. Het college hechten waarde aan het gesprek over de bevindingen uit de rechtmatigheidscontroles. Daarom beperkt het college zich niet alleen tot het geven van een toelichting alleen bij het overschrijden van de verantwoordingsgrens.
Alle afwijkingen groter dan 5% van de verantwoordingsgrens, zijnde € 270.000, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Dit betekent dat alle afwijkingen vanaf € 270.000 opgenomen worden in de rechtmatigheidsverantwoording 2023 en nader toegelicht worden in deze paragraaf bedrijfsvoering.
Vanuit de controle hebben wij rechtmatigheidsafwijkingen geconstateerd met een totale omvang van € 3,3 miljoen. Afgezet tegen de vastgestelde verantwoordingsgrens, betekent dit dat het college de afwijkingen opneemt in de rechtmatigheidsverantwoording. Het betreft afwijkingen op de volgende gebieden:
- Naleving van de Europese aanbestedingsregels: voor een bedrag van afgerond € 0,5 miljoen zijn de Europese aanbestedingsregels niet nageleefd. Voor een bedrag van € 1,2 miljoen is sprake van een zogenaamde onduidelijkheid, waarbij niet eenduidig kan worden vastgesteld of aan de Europese aanbestedingsregels is voldaan. De afwijkingen zijn in beeld en zijn of worden, waar mogelijk, hersteld door het opstarten van een nieuwe aanbestedingsprocedure.
- Begrotingsrechtmatigheid: voor één programma is sprake van een begrotingsoverschrijding voor een totaalbedrag van € 1,6 miljoen. De overschrijdingen hebben geen effect op het oordeel, omdat deze passen binnen het bestaande beleid en/of worden gecompenseerd door direct gerelateerde baten.
De geconstateerde afwijkingen hebben geleid tot bijsturingsmaatregelen die al deels zijn geëffectueerd. Periodiek zal de voortgang van deze bijsturingsmaatregelen worden gemonitord binnen de reguliere Planning & Control cyclus.
Frauderisicobeleid
Het college heeft dit onderwerp in 2022 extra aandacht gegeven. In 2022 zijn workshops voor de ambtelijke organisatie georganiseerd. Deze workshops zijn zowel vanuit de ‘harde’ kant (procedures, richtlijnen, interne beheersing en beheersmaatregelen alsmede de ‘zachte’ kant (gedrag, persoonlijke integriteit) benaderd. Deze workshops hebben geleid tot een gezamenlijke visie, een risico-inventarisatie, het frauderisicobeleid alsmede de wijze waarop de frauderisico’s zijn ingebed.
In 2023 is uitvoering gegeven aan het plan van aanpak frauderisicomanagement. Jaarlijks vindt er een actualisatieronde plaats van de thema's omtrent integriteit. De nadruk ligt op de aspecten eigenaarschap en het vergroten van bewustwording. De actualisatieronde resulteert in een totaaloverzicht van de geïdentificeerde frauderisico's met de risico dekkende of verzachtende maatregelen. Tevens worden de ervaringen en bevindingen van frauderisicomanagement periodiek geëvalueerd om te leren en verbeteren. Het is daarbij belangrijk dat we het thema blijven verbinden aan het brede begrip Integriteit en te koppelen aan het brede risicomanagement.