Rechtmatigheid begrotingsafwijkingen

Uw gemeenteraad heeft 20 december 2023 het controleprotocol 2023 vastgesteld. Het uitgangspunt hierbij is dat overschrijdingen van de lasten op de totalen per programma en de algemene dekkingsmiddelen dienen te worden toegelicht. In het controleprotocol 2023 van de auditcommissie wordt naar de in november 2023 geactualiseerde Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV verwezen. Hierin zijn de volgende zeven “soorten” begrotingsafwijkingen benoemd:

1. Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men tegen beter weten in, geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving (subsidieregeling, -verordening) was gedefinieerd (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel);
2. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de onafhankelijk accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend of dit niet gemeld in de prognose einde jaar en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel);
3. Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet (onrechtmatig, telt niet mee voor het oordeel);
4. Kostenoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding (onrechtmatig, telt niet mee voor het oordeel);
5. Kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft de raad nog geen besluit genomen (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel);
6. Kostenoverschrijdingen inzake activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheid gevolgen voor dat verantwoordingsjaar. Wel zal de gemeente er voor moeten zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar.

• geconstateerd tijdens het verantwoordingsjaar (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel)
• geconstateerd na het verantwoordingsjaar (onrechtmatig, telt niet mee voor het oordeel);

7. Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren.

• jaar van investeren (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel)
• afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren (onrechtmatig, telt niet mee voor het oordeel).

Daarnaast heeft uw raad aanvullend vastgesteld dat de volgende begrotingsoverschrijdingen niet moeten meewegen in het rechtmatigheidsoordeel van de onafhankelijk accountant:

1. Begrotingsafwijkingen passend binnen de definiëring zoals hierboven opgenomen en conform zienswijze voorgaande controlejaren;
2. Overschrijdingen die het gevolg zijn van toegerekende ambtelijke salariskosten;
3. Overschrijdingen die zich voordoen op het taakveld “Overhead” voor zover betrekking hebbende op toegerekende overhead aan projecten. Het gaat hier dan bijvoorbeeld om minder uitvoerkosten aan projecten. Dit levert een nadeel op in de exploitatie omdat minder overheadkosten aan een project kunnen worden toegerekend;
4. Investeringsbudgetoverschrijdingen lager dan 10% van het totale investeringsbudget met een gelimiteerd bedrag van € 200.000,00;
5. Wijzigingen in de renteomslag. Bij de jaarrekening moet het gehanteerde omslagpercentage geëvalueerd worden, mede gezien de hoge rente-inkomsten. Dit heeft impact hebben op de toekenning richting programma's en algemene middelen. Dit is ook als zodanig gerapporteerd in de FinRap.

Voor de aanvullingen is uitgangspunt dat de overschrijdingen worden beschouwd als passend binnen het bestaand beleid, echter wel onder de voorwaarde dat ze goed herkenbaar zijn opgenomen in de analyses behorende bij de jaarrekening en van een goede en volledige toelichting worden voorzien.

Uit bovenstaande tabel blijkt dat er alleen bij programma 6 in de lasten een overschrijding ten opzichte van de begroting is. Deze wordt hieronder verder toegelicht.

Kostenoverschrijding van programma 6
De totale overschrijding op de lasten in programma 6 bedraagt € 1,6 miljoen. In onderstaande tabel worden de grootste kostenoverschrijvingen in beeld gebracht met daarbij de soort overschrijding. In deze analyse wordt onderscheid gemaakt tussen onrechtmatigheden die wél en niet meetellen voor de strekking van de controleverklaring. In totaliteit overtreffen de overschrijdingen het totale programmasaldo, daarom is onderaan in de tabel de totale onderschrijding op de producten binnen programma 6 benoemd.

Toelichting P6
De overschrijdingen op de lasten binnen programma 6 wordt voornamelijk veroorzaakt door:

• Kosten van de aankoop van zonnepanelen voor het project "Met gemak zon op je dak". Deze vallen hoger uit dan begroot. Deze overschrijding mag als niet rechtmatig worden gezien maar telt niet meer voor het oordeel van de onafhankelijke accountant omdat hier ook direct gerelateerde baten tegenover staan.