Inleiding
Hier treft u de openbaarheidsparagraaf aan, voorgeschreven door de Wet open overheid (Woo) die op 1 mei 2022 in werking is getreden en de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangt. In artikel 3.5 (Openbaarheidsparagraaf) van de Woo wordt voorgeschreven dat bestuursorganen in de jaarlijkse begroting aandacht besteden aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van deze wet en in de jaarlijkse verantwoording verslag doen van de uitvoering ervan, mede in relatie tot de beleidsvoornemens.
De Woo regelt het recht van burgers op informatie van de overheid. De wet beoogt overheden transparanter te maken door overheidsinformatie beter vindbaar en digitaal toegankelijker te maken, en daarmee vertrouwen van onze inwoners in de overheid te vergroten.
De drie pijlers waarop de Woo rust zijn: passieve openbaarmaking (voorheen het Wob-verzoek), de actieve openbaarmaking en het op orde brengen van de informatiehuishouding.
Passieve openbaarmaking (Woo-verzoek)
De Woo-contactpersoon is aangewezen en in 2023 verder beschikbaar gemaakt om vragen van inwoners te beantwoorden. Daarnaast kan eenieder een Woo-verzoek elektronisch indienen via een formulier op onze website. Voor een zorgvuldige en tijdige afhandeling van deze verzoeken is het van belang dat de informatiehuishouding en bijbehorende werkprocessen op orde zijn, hier blijven we verder op inzetten en in 2024 zullen we aanvullend ook de WOO-verzoeken actief openbaar gaan maken. De organisatie wordt veelvuldig, al dan niet digitaal, gevonden door onze inwoners en bedrijven als het gaat om de Woo. De afhandeling van deze verzoeken en de beantwoording van vragen loopt over het algemeen goed.
Actieve openbaarmaking
De Wet open overheid verplicht ons om op termijn een aantal categorieën informatie actief openbaar te maken. Daarnaast bevat de wet een inspanningsverplichting die vereist om waar dat kan, documenten actief openbaar te maken. We zijn in 2023 conform landelijke planning (Vng) gevorderd met de invoering. De verplichting om actief openbaar te maken geldt nog niet. We voldoend als gemeente Venlo inmiddels al wel voor twee informatiecategorieën helemaal aan de Wet open overheid, namelijk 'Wet- en regelgeving' en 'Organisatie- en bereikbaarheidsgegevens'. Deze worden al actief openbaar gemaakt. Twee andere informatiecategorieën, de 'Bestuursstukken' en 'Raadsstukken', zijn bijna gereed.
Voor de informatiecategorieën die nog niet actief openbaar worden gemaakt wordt momenteel een publicatiekanaal ingericht. Verder wordt er gewerkt aan de aansluiting op de Woo-index die in de plaats is gekomen van het landelijke Platform open overheidsinformatie (PLOOI). Ter ondersteuning van actieve openbaarmaking is in 2023 anonimiseringssoftware geïmplementeerd, waarmee met behulp van kunstmatige intelligentie documenten doelmatig en doeltreffend kunnen worden geanonimiseerd
Informatiehuishouding
We hebben in de afgelopen jaren significante stappen gezet om te komen tot een goed beheer en gebruik van informatie. In 2023 zijn onder andere de volgende projecten afgerond dan wel opgestart:
- De aanbesteding voor een nieuw zaaksysteem is afgerond met specifieke aandacht voor privacy en archivering. De implementatie loopt (sinds: maart 2023 live). Bij de inrichting van dit nieuwe systeem is direct rekening gehouden met de eisen die er vanuit de archiefwet worden gesteld met betrekking tot bewaartermijnen en vernietigingen.
- Het organisatiebrede project digitale toegankelijkheid heeft o.a. met behulp van AI een enorme slag gemaakt in het omzetten van documenten volgens de nieuwe toegankelijkheidsnormen. Dit zullen we in 2024 verder per team doorzetten.
- De werkprocessen levenszaken en de omgevingswet op het gebied van informatiebeheer zijn in de basis (her)ingericht en voorzien van de juiste bewaartermijnen. In 2024 zal een verdere verfijning plaatsvinden.
- Met betrekking tot kennis en vaardigheden zijn alle functioneel applicatiebeheerders en procesbegeleiders getraind op het inrichten van processen en systemen conform eisen die de archiefwet hieraan stelt. In 2023 is ook aandacht besteed aan de kennis en vaardigheden van medewerkers binnen de bedrijfsprocessen, zodat zij in staat zijn om op de juiste manier informatie vast te leggen en dossiers te vormen.
- Ten slotte zijn we in 2023 gaan werken met het in 2022 vastgestelde kwaliteitssysteem Informatiebeheer. Hiermee zijn nu de eerste audits uitgevoerd t.b.v. de kwaliteit van het informatiebeheer.