Bedrijfsvoering

"Een wendbare bedrijfsvoering van toegevoegde waarde”
Het flexibel inrichten en doorontwikkelen van de bedrijfsvoering in aansluiting op de inhoudelijke programma's en besturingsfilosofie is nodig om snel en adequaat te reageren op veranderingen. De bedrijfsvoering heeft zich in 2023 gefocust op verbetering van proces, data en personeel. De focus die we bij de verbeteringen op deze aspecten hebben in 2023 hebben aangehouden is ‘Integraal, dienstverlenend, doelgericht & doelmatig, toegankelijk & transparant’.
De acties zijn in 2023 ingezet langs de 3 bekende programmalijnen:

• Digitale transformatie
• Beheer en kwaliteit van de data
• Mens en Organisatie

De doorontwikkeling zorgt langs deze 3 lijnen tot een directe bijdrage aan de inhoudelijke doelen, een betere interne beheersing en navolgbare processen.

Digitale transformatie

• De gemeentelijke organisatie is verder gegroeid van datagedreven werken naar informatiegestuurd handelen. Daar waar we 2022 diverse programma’s en teams gebruik gingen maken van diverse dashboards hebben we in 2023 de verdere koppeling gemaakt met het datagedreven vormgeven van beleid(sproces) en projecten. Hiernaast hebben we verder ingezet op het verbeteren en borgen van de digitale vaardigheid in de organisatie. Om dit alles vanuit de juiste context te doen hebben we er verder voor gezorgd dat het beheer en de kwaliteit van data verder is geprofessionaliseerd met hierbij de benodigde nadruk op privacy en informatieveiligheid. Om de organisatie hier in de breedte in te ondersteunen zat er in 2023 spanning op de BI capaciteit en opgaven. De beweging en projecten zijn meerjarig.

• Het applicatie- en systeemlandschap is conform planning voorzien van de benodigde aanpassingen om up-to-date te blijven met de benodigde kwaliteit. Denk hierbij vooral aan interventies gericht op het koppelen van diverse systemen onderling en/of naar landelijke voorzieningen. Er zijn in 2023 diverse transities van applicatie of systemen naar de Cloud gerealiseerd om de informatie overal beschikbaar te hebben, gebruik te kunnen maken van nieuwe functionaliteiten en het beheer en informatieveiligheid beter te kunnen borgen. Ook zijn er enkele majeure applicaties en systemen vervangen en/of vernieuwd om beter aan te sluiten bij de doelgroep en de flexibiliteit die de door de raad gestelde doelen en onze omgeving van ons vraagt. Bij aanbestedingen met betrekking tot software en hardware is nadrukkelijk aandacht voor duurzaamheid, flexibiliteit in gebruik, vitaliteit en informatieveiligheid. Voorbeelden hiervan zijn onder andere de implementatie van het nieuwe centrale zaaksysteem, vergunningensysteem, uitrol van de digitale werkomgeving en systemen voor leerlingenvervoer en schuldhulpverlening.

Beheer en kwaliteit van de data

• We bleven ook in 2023 verder inzetten op het verbeteren van het informatiebeheer binnen onze systemen en werkprocessen. Het gaat daarbij om het vormen en beheren van dossiers conform de archiefwet en het tijdig vernietigen en overbrengen naar het e-Depot. Het gebruik en de inrichting van het in 2022 gevormde E-depot is in 2023 verder geprofessionaliseerd. Een selectie van werkprocessen is aangepast om archivering en informatiebeheer beter te organiseren en de archivering van informatie in taakspecifieke applicaties is onder de loep genomen. Zowel voor de processen als voor de applicaties hebben we ook in 2024 nog een weg te gaan.
• Op het gebied van het beheer van data hebben we ook een slag gemaakt als het gaat om actieve openbaarmaking (conform VNG planning) en het vindbaar, toegankelijk en beheersbaar houden van documenten/informatie. Informatie hierover treft u ook aan in de Openbaarheidsparagraaf van deze jaarrekening.
• Voor de financiële (en inhoudelijke) sturing zijn in december ’23 alle teams conform planning aangesloten op de maandafsluitingen. Dit geeft een completer en actueel financieel beeld en maakt bijsturen eerder mogelijk. We zullen de volwaardigheid van de maandafsluitingen (financiën en inhoud) verder doorontwikkelen in ’24 en verder.
• Op het vlak van financieel beleid zijn er door uw raad in 2023 zowel een geactualiseerd investeringsbeleid als een nieuwe financiële verordening vastgesteld. De implementatie van dit beleid loopt en ook de actualisatie van de totale financiële beleidsagenda (waar nodig) hebben we in beeld. Dit wordt verder in 2024 vormgegeven met als voorbeeld risicomanagement. De uitrol van maandafsluitingen en maandrapportages bij de teams verbetert de interne sturing en monitoring en versoepelt het vormgeven van de in 2024 nieuwe bestuursrapportage (Zomerrap).
• Er zijn op technisch vlak diverse koppelingen aangebracht tussen de financiële hoofd -en subadministraties voor een continue data- en informatie-uitwisseling. Dit is in 2023 niet geheel afgerond. Het vervolg hiervan nemen we met de implementatie van een nieuw Financieel Systeem mee.

• In 2023 is de datakwaliteit van de basisregistraties toegenomen. Activiteiten hebben zich gericht op zowel de ruimtelijke registraties (GEO) als op de basisregistraties (BRP). Ook is er een datakwaliteitsmonitor voor het programma Gezond en Actief opgeleverd. De BGT/BAG koppeling maar vooral ook de BGT/BOR koppeling zijn in 2023 conform planning gerealiseerd. Hierdoor voldoen we aan de eenmalige opslag en meervoudig gebruik van Geo-data.

Mens en Organisatie

• Uit de omgevingsanalyse blijkt dat het voor de bedrijfsvoering misschien wel de grootste uitdaging van de komende jaren is om de juiste mensen te vinden en te behouden en zo optimaal inzetbaar te krijgen. Dit heeft er voor gezorgd dat op de P&O agenda van 2023 de volgende onderwerpen leidend zijn geweest:

• Versterking arbeidsmarktpositie. (arbeidsmarktinspanningen en werkgeversmerk)
• Strategische personeelsplanning en mobiliteit (bij alle teams)
• Vitaliteit en duurzame inzetbaarheid (interventies en conform landelijke CAO)
• Permanent leren (opstellen leerhuis, leerlijnen en bijpassend leeraanbod)

• Ook in 2023 bleven we inzetten op een professioneler en efficiënter verloop van de klachtenprocedure en de evaluatie van klachtenbehandeling. De nieuwe werkwijze heeft geleid tot veelvuldig en persoonlijk contact tussen "klagers'' en ambtenaren waardoor opnieuw veel van de afhandeling op informele wijze heeft kunnen plaatsvinden. Daarnaast is de ombudsfunctie binnen de organisatie ingevuld om de formele klachtafhandeling sneller te laten verlopen.
• Net zoals in 2022 hebben we ook in 2023 al een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarstukken en vervolgstappen gezet naar het bredere in control statement in 2025. Zo nemen we onze verantwoordelijkheid voor een organisatie die in control is en rechtmatig handelt en dat ook kan aantonen. Dit heeft in 2023 geleid tot een positieve accountantsverklaring geleid, voortzetting van het horizontaal toezicht met de belastingdienst en recent, de beoordeling van de financiële positie met een 9 door BDO in de benchmark Nederlandse gemeenten 2024. We kunnen stellen dat we in 2023 op koers zijn gebleven. We hebben richting een breder in control statement ook nog stappen te zetten.
• We hebben in 2023 diverse acties ondernomen om de noodzakelijke manier van werken nader te borgen namelijk procesmatig, informatiegestuurd en conform de vastgestelde en geactualiseerde beleidscyclus. De actualisatie van het bedrijfscontinuïteitsplan ronden we in de overloop naar 2024 verder af.